Secteur
Immobilier
Baux, quittances, assemblées générales : des tâches répétitives où une erreur de délai coûte cher.
Le contexte
Gestion locative, vie de la copropriété, opérations soumises à autorisation : les métiers de l’immobilier cumulent des processus répétitifs et un fort enjeu de rigueur réglementaire. Les petits acteurs se retrouvent souvent entre des tableurs et des logiciels surdimensionnés.
Nos outils, au fil de la gestion d’un immeuble
Noxio Solutions, éditeur logiciel français, conçoit des outils sur mesure qui allègent l’administratif des administrateurs de biens, des syndics et des agences. Vous choisissez les outils utiles à votre activité, le prix est fixé à l’avance dans une proposition écrite, et tout se fait à distance.
10 outils, conçus sur mesure, que vous adoptez un par un.
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1Louer un bien
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Dossiers de candidature et bail
Les candidatures d’un bien réunies, vérifiées selon la liste légale des pièces, et le bail prérempli à partir de vos modèles.
Ce que fait l’outil
- Réunit les candidatures d’un bien dans un seul dossier, quelle que soit leur provenance.
- Vérifie que chaque dossier est complet selon la liste des pièces autorisées.
- Signale et écarte les pièces que la loi interdit de demander.
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États des lieux et dépôt de garantie
Des états des lieux sur tablette, comparés à l’entrée, et une alerte avant la date limite de restitution du dépôt de garantie.
Ce que fait l’outil
- Guide l’état des lieux pièce par pièce sur tablette ou téléphone, selon votre grille.
- Joint les photos horodatées à chaque élément, au bon endroit.
- Compare l’état de sortie avec l’état d’entrée et liste les écarts.
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2Encaisser et rendre compte
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Avis d’échéance, quittances et relances
Avis d’échéance et quittances envoyés à date, paiements rapprochés, relances graduées sur un ton que vous avez validé.
Ce que fait l’outil
- Envoie les avis d’échéance à date, selon le mode choisi par chaque locataire.
- Rapproche les paiements reçus et signale les écarts.
- Édite la quittance, ou le reçu en cas de paiement partiel.
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Régularisation des charges et compte rendu de gestion
Les charges régularisées lot par lot, avec décompte et justificatifs, et un compte rendu de gestion lisible pour chaque propriétaire.
Ce que fait l’outil
- Reprend les dépenses récupérables à partir des comptes de copropriété et des factures.
- Calcule la régularisation lot par lot, selon vos clés de répartition.
- Prépare le décompte par nature de charges, à envoyer un mois avant la régularisation.
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3Entretenir et rénover
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Demandes d’intervention, devis et suivi des travaux
Les demandes d’intervention triées, les devis d’artisans comparés et les travaux suivis jusqu’à la facture, avec le carnet d’entretien à jour.
Ce que fait l’outil
- Trie les demandes reçues par email et les rattache au bon immeuble et au bon lot.
- Propose l’artisan habituel selon le type de travaux et l’immeuble.
- Demande les devis et les présente côte à côte pour décider.
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Dossiers d’autorisation d’urbanisme
Les dossiers d’autorisation d’urbanisme montés pièce par pièce, déposés en ligne et suivis jusqu’à l’affichage sur le chantier.
Ce que fait l’outil
- Indique, selon la nature des travaux, le type d’autorisation probable à vérifier.
- Dresse la liste des pièces et suit leur collecte auprès de l’architecte ou de l’entreprise.
- Prépare le formulaire Cerfa à partir des informations de l’immeuble.
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DPE, plan pluriannuel de travaux et décence énergétique
Les DPE de vos lots, le gel des loyers, les échéances de décence et les plans pluriannuels de travaux suivis dans un seul tableau.
Ce que fait l’outil
- Recense la classe et la date de validité du DPE de chaque lot géré.
- Signale les lots concernés par le gel des loyers ou par une échéance de décence.
- Suit le DPE collectif, le plan pluriannuel de travaux et le fonds de travaux de chaque immeuble.
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4Faire vivre la copropriété
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Assemblée générale, de la convocation au procès-verbal
Convocations dans les délais, votes à distance et par correspondance, majorités calculées en séance et procès-verbal notifié dans le mois.
Ce que fait l’outil
- Prépare l’ordre du jour et les projets de résolution à partir de vos modèles.
- Envoie les convocations par voie électronique ou par courrier, selon l’accord de chaque copropriétaire, et calcule la date limite.
- Joint le formulaire de vote par correspondance et enregistre les votes reçus.
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Appels de fonds et suivi des copropriétaires débiteurs
Appels de provisions et de fonds de travaux préparés selon le budget voté, paiements rapprochés et débiteurs relancés par étapes.
Ce que fait l’outil
- Prépare les appels de provisions, de fonds de travaux et de travaux selon le budget voté.
- Répartit chaque appel selon les tantièmes et les clés de l’immeuble.
- Rapproche les paiements reçus sur le compte de chaque syndicat.
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Espace en ligne et réponses aux copropriétaires
Un espace en ligne à jour pour chaque immeuble, et un assistant qui répond aux questions courantes à partir de vos documents.
Ce que fait l’outil
- Met en ligne les documents de la liste minimale, immeuble par immeuble et lot par lot.
- Ouvre un accès réservé au conseil syndical pour les pièces de contrôle.
- Prévient avant chaque mise à jour annuelle obligatoire.
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Comment on travaille, à distance
Le prix et le calendrier sont fixés avec vous, dans une proposition écrite.
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Un premier échange
Vous nous écrivez depuis le formulaire de contact de noxiosolutions.com : votre activité, vos lots et la tâche qui vous coûte le plus. Nous revenons vers vous pour en parler.
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Proposition écrite
Outils retenus, fonctionnement, prix et calendrier décidés avec vous : vous relisez avant toute réalisation.
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Réalisation à distance
Nous construisons à partir de vos modèles, de vos courriers et de votre logiciel de gestion, avec des points d’étape courts.
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Essai sur quelques immeubles
Un gestionnaire teste sur quelques lots ou quelques immeubles, nous ajustons, et rien n’est mis en service sans votre accord.
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Mise en service et suivi
Nous surveillons, corrigeons et faisons évoluer vos outils quand votre activité ou les textes changent.
Nos logiciels édités pour ce secteur
Ces statuts concernent les logiciels que nous éditons pour tous. Les outils sur mesure ci-dessus se conçoivent dès maintenant.
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Autorisations d’urbanisme En étude Monter et suivre les dossiers d’autorisation avec toutes leurs pièces.
Déclarations préalables, permis de construire, permis d’aménager : chaque dossier mobilise de nombreuses pièces, des délais d’instruction et des échanges avec l’administration. Une structure qui en traite plusieurs par an les suit souvent au cas par cas, sans vue d’ensemble.
Nous n’avons pas de logiciel pour ce besoin aujourd’hui. Il est à l’étude, pour des structures qui déposent plusieurs dossiers par an.
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Gestion locative En étude Suivre les lots, les baux, les loyers et les quittances à une échelle modeste.
Loyers, quittances, relances en cas d’impayé, régularisation des charges : la gestion locative cumule des tâches répétitives et une exigence de rigueur. Les bailleurs et petits gestionnaires hésitent entre des tableurs faits maison et des logiciels calibrés pour des centaines de lots.
Nous n’avons pas de logiciel pour ce besoin aujourd’hui. Il est à l’étude.
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Assemblées générales de copropriété En étude Préparer, tenir et suivre les AG, de la convocation au procès-verbal.
Convocations dans les délais, ordre du jour, feuilles de présence, calcul des majorités, procès-verbal, suivi des décisions : la tenue d’une assemblée générale suit des règles précises, et les syndics bénévoles y sont soumis comme les professionnels. Beaucoup la gèrent encore avec un traitement de texte et un tableur.
Nous n’avons pas de logiciel pour ce besoin aujourd’hui. Nous regardons ce qu’un outil dédié au cycle de l’assemblée devrait faire pour une petite copropriété.
Le livret détaillé, envoyé par nos soins.
Chiffres du secteur, fiche détaillée de chaque outil, exemples d’écrans : demandez le livret et nous vous l’envoyons, avec une réponse à vos questions.