Secteur
Sécurité privée
Prise de poste, rondes, main courante, rapports de mission et facturation des vacations : l’administratif qui suit chaque vacation.
Le contexte
Une entreprise de sécurité privée doit prouver chaque vacation à ses donneurs d’ordre, avec des marges faibles et une trésorerie serrée.
Chaque rapport qui manque retarde une facture, et chaque carte professionnelle qui expire expose à une sanction.
Sécurité privée : de la prise de poste à l’encaissement
Noxio Solutions conçoit pour les entreprises de sécurité privée des outils sur mesure qui allègent l’administratif autour de chaque vacation. Vous choisissez les outils utiles, le prix est fixé à l’avance.
10 outils, conçus sur mesure, que vous adoptez un par un.
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1Gagner des clients
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Site vitrine d’entreprise
Un acheteur qui ne trouve pas vos agréments en ligne passe au prestataire suivant, sans vous appeler.
Ce que fait l’outil
- Présente vos prestations : gardiennage, rondes, sécurité incendie, événementiel.
- Affiche votre numéro d’autorisation et les mentions obligatoires de votre activité.
- Met en avant vos références et vos qualifications, avec l’accord de vos clients.
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Devis et réponses aux consultations
Un dossier de consultation incomplet vous fait perdre un marché, et un dossier complet vous prend vos soirées.
Ce que fait l’outil
- Relève dans le cahier des charges les pièces et les exigences à traiter.
- Prépare le devis ou le mémoire technique à partir de vos modèles.
- Joint vos attestations à jour et signale celles qui expirent.
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2Lancer la vacation
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Prise de poste et alerte de poste non pris
Un poste vide découvert au matin par le client vous coûte une pénalité, et parfois le contrat.
Ce que fait l’outil
- L’agent scanne le QR code du site à son arrivée ; le badge NFC est une option sur Android.
- Le bureau voit en direct les postes tenus et ceux en attente.
- Si personne n’a confirmé à l’heure prévue, le chef de poste est prévenu tout de suite.
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3Pendant la vacation
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Rondes avec points de passage
Quand un client doute qu’une ronde a été faite, votre parole ne suffit plus à garder le contrat.
Ce que fait l’outil
- Des QR codes sont posés aux points de passage ; le badge NFC est une option sur Android.
- Chaque scan est horodaté et rattaché au bon point et au bon parcours.
- Un point oublié ou une ronde en retard est signalé au chef de poste.
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Main courante électronique et incidents
Retaper des mains courantes papier, c’est payer deux fois le même travail, avec le risque d’une erreur.
Ce que fait l’outil
- L’agent saisit événements et incidents sur le téléphone, avec l’heure et le lieu.
- Il ajoute une photo de la situation quand c’est utile.
- Des listes de choix accélèrent la saisie : livraison, alarme, intrusion, visiteur.
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Pauses et relèves
Une relève mal calée laisse un poste vide, ou fait payer deux agents pour le même créneau.
Ce que fait l’outil
- L’agent déclare le début et la fin de sa pause d’un geste.
- Le chef de poste voit qui est en pause et organise la relève.
- Un rappel prévient l’agent qui n’a pas encore pris sa pause.
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4Rendre compte
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Rapport de mission et synthèse mensuelle
Tant que le rapport n’est pas parti, la facture attend, et votre trésorerie avec elle.
Ce que fait l’outil
- Établit le rapport de chaque vacation à partir de la main courante, des rondes et des photos.
- Met le document à vos couleurs, prêt à envoyer en PDF.
- Prépare la synthèse mensuelle par site : heures tenues, rondes, incidents.
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5Facturer et encaisser
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Facture des vacations, Chorus Pro et relances
Avec une trésorerie serrée, chaque facture envoyée en retard ou rejetée se paie en jours d’attente.
Ce que fait l’outil
- Calcule la facture à partir des heures réellement tenues, avec les justificatifs joints.
- Applique les tarifs et les majorations prévus dans chaque contrat.
- Prépare et suit les dépôts Chorus Pro pour vos clients publics.
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6Piloter
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Fichier clients et donneurs d’ordre
Un contrat qui arrive à échéance sans que personne ne l’ait vu, c’est un client laissé au concurrent.
Ce que fait l’outil
- Regroupe clients, sites, contrats et interlocuteurs au même endroit.
- Garde les consignes de chaque site à jour, pour le bureau et les agents.
- Alerte avant chaque échéance de contrat et chaque appel d’offres à renouveler.
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Planning, export des heures et échéances CNAPS
Un planning refait trois fois par semaine dans un tableur, c’est du temps de bureau et des erreurs de paie.
Ce que fait l’outil
- Affecte les agents aux sites et aux vacations, avec les remplacements.
- Signale une vacation qui dépasse les durées ou les repos que vous avez paramétrés.
- Compte nuits, dimanches et jours fériés selon vos règles.
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Comment on travaille, à distance
Le prix et le calendrier sont fixés avec vous, dans une proposition écrite.
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Un premier échange
Vous nous écrivez depuis le formulaire de contact de noxiosolutions.com : vos sites, vos clients et la tâche qui vous coûte le plus aujourd’hui. Nous revenons vers vous pour en parler.
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Proposition écrite
Modules retenus, fonctionnement, prix et calendrier décidés avec vous : vous relisez avant toute réalisation.
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Réalisation à distance
Nous construisons à partir de vos modèles et de vos outils, avec des points d’étape courts.
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Essai sur un site réel
Quelques agents testent sur un de vos sites, nous ajustons, et rien n’est mis en service sans votre accord.
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Mise en service et suivi
Nous surveillons, corrigeons et faisons évoluer vos outils quand votre activité change.
Nos logiciels édités pour ce secteur
Ces statuts concernent les logiciels que nous éditons pour tous. Les outils sur mesure ci-dessus se conçoivent dès maintenant.
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Rapports d’intervention Disponible · nos automatisations Transformer les photos prises sur site en rapport envoyé au client, sans ressaisie le soir.
Après une prestation de propreté ou une ronde de sécurité, le client attend une trace : ce qui a été fait, où, quand, avec les photos. Trop souvent, ce rapport est refait à la main à partir de photos envoyées par messagerie, ou n’est pas envoyé du tout.
Nous mettons en place une automatisation qui part des photos et des notes de l’agent, prépare le rapport d’intervention et l’envoie au client en PDF, selon des règles que vous validez. La recette se fait sur vos propres interventions avant toute mise en service.
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Relances de factures et Chorus Pro Disponible · nos automatisations Relancer les impayés à temps et savoir où en est chaque facture déposée sur Chorus Pro.
Les entreprises qui travaillent pour des acheteurs publics déposent leurs factures sur Chorus Pro, puis doivent suivre leur traitement. Côté clients privés, les relances partent souvent en retard, faute de temps.
Nous automatisons les relances de factures, sur un ton et à des échéances que vous fixez, et le suivi des dépôts sur Chorus Pro, pour savoir quelles factures sont en attente, rejetées ou payées. Les envois sensibles restent validés par vous.
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Devis et réponses aux consultations Disponible · nos automatisations Préparer plus vite les devis et les réponses aux consultations, à partir de vos propres modèles.
Chaque demande de devis ou consultation demande de relire un cahier des charges, de reprendre les mêmes informations sur l’entreprise et de reformuler des réponses déjà écrites ailleurs. C’est un travail long, souvent fait le soir.
Nous mettons en place une automatisation qui prépare le devis ou un premier jet de réponse à partir de vos modèles, de vos tarifs et de vos réponses passées. Vous relisez, vous corrigez, vous envoyez : la décision et la signature restent les vôtres.
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Facturation électronique En étude Recevoir depuis septembre 2026, émettre à partir de septembre 2027 pour les PME.
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émettre s’applique aux PME, TPE et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027 (calendrier publié sur economie.gouv.fr). Les factures transitent par une plateforme agréée, dans un format structuré.
Pour les indépendants et les petites structures, la question est surtout de savoir si leur outil actuel suffit, et laquelle choisir parmi les plateformes. Nous n’avons pas de logiciel pour ce besoin aujourd’hui ; nous l’étudions.
Le livret détaillé, envoyé par nos soins.
Chiffres du secteur, fiche détaillée de chaque outil, exemples d’écrans : demandez le livret et nous vous l’envoyons, avec une réponse à vos questions.